نقشهای کاربری
همه کاربران
در این سامانه، هر کاربر بر اساس نقشی که دارد، به بخشهای خاصی دسترسی دارد. این نقشها توسط مدیر ارشد تعیین میشوند.
مدیر ارشد
دسترسی کامل به تمام بخشها
مدیریت کاربران، فیلدها، گزارشات، لینکها و لاگ
مسئول ثبتنام
پیگیری و ویرایش دانشجویان
مشاهده دانشجویان در انتظار تماس
معرفکننده
مشاهده دانشجویان معرفی شده
مشاهده و ویرایش دانشجویان ناتأیید
گزارشگر
مشاهده گزارشات
جستجو و فیلتر دانشجویان
نکته: هر کاربر فقط به بخشهایی دسترسی دارد که با نقش او هماهنگ است. برای تغییر نقش کاربر، با مدیر ارشد تماس بگیرید.
ورود و خروج از سامانه
همه کاربران
برای استفاده از سامانه، ابتدا باید وارد شوید. پس از پایان کار، حتماً از حساب خود خارج شوید.
۱
ورود به سامانه
آدرس
/portal/auth/login.php را در مرورگر باز کنید.
نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کرده و روی دکمه
«ورود» کلیک کنید.
کاربر پیشفرض: admin | رمز: password
۲
خروج از سامانه
در بالای صفحه، روی نام کاربری خود کلیک کرده و گزینه
«خروج» را انتخاب کنید.
یا مستقیماً آدرس
/portal/auth/logout.php را باز کنید.
همیشه پس از پایان کار، از سیستم خارج شوید تا امنیت اطلاعات حفظ شود.
توجه: رمز پیشفرض را پس از اولین ورود تغییر دهید. برای تغییر رمز، با مدیر ارشد تماس بگیرید.
ثبتنام دانشجو
همه کاربران
ثبتنام دانشجو از دو طریق امکانپذیر است: فرم داخلی (توسط کارکنان) و فرم عمومی (توسط خود دانشجو).
۱
فرم داخلی (توسط کارکنان)
از منوی اصلی روی
«ثبتنام جدید» کلیک کنید یا آدرس
/portal/members/register.php را باز کنید.
این فرم نیاز به لاگین دارد و برای کارشناسان و ادمینها طراحی شده است.
ادمینها تمام فیلدها را میبینند، اما کارشناسان فقط اطلاعات شخصی و تحصیلی را مشاهده میکنند.
۲
فرم عمومی (توسط دانشجو)
لینک
/portal/register.php را در اختیار دانشجویان قرار دهید.
این فرم بدون نیاز به لاگین باز میشود و اطلاعات را بهصورت خودکار ذخیره میکند.
این فرم برای استفاده عموم طراحی شده و وضعیتها بهصورت پیشفرض تنظیم میشوند.
۳
تکمیل فرم
فیلدهای دارای * اجباری هستند.
اطلاعات شخصی (نام، شماره تماس، کد ملی، جنسیت) و تحصیلی (مقطع، رشته) را وارد کنید.
در فرم داخلی، ادمین میتواند وضعیتها و معرف را نیز تنظیم کند.
کد ملی باید دقیقاً ۱۰ رقم باشد و قبلاً در سیستم ثبت نشده باشد.
۴
ذخیره و تأیید
روی دکمه «ثبتنام» کلیک کنید.
در صورت موفقیت، پیام تأیید نمایش داده میشود و دانشجو در دیتابیس ذخیره میشود.
پس از ثبت، وضعیت دانشجو بهصورت خودکار «در انتظار پیگیری» تنظیم میشود.
نکته: برای ثبتنام گروهی یا سریع، از فرم داخلی استفاده کنید. برای ثبتنام انبوه از طریق لینکهای تبلیغاتی، از فرم عمومی استفاده کنید.
مدیریت فیلدهای داینامیک
فقط ادمین
فیلدهای داینامیک به شما امکان میدهند بدون تغییر کد، فیلدهای جدید به فرم ثبتنام اضافه یا کم کنید.
این قابلیت فقط برای مدیر ارشد در دسترس است.
۲
افزودن فیلد جدید
نام انگلیسی، لیبل فارسی، بخش (شخصی/تحصیلی/وضعیتها/معرف)، اجباری بودن و ترتیب را وارد کنید.
روی دکمه «+» کلیک کنید تا فیلد اضافه شود.
نام انگلیسی باید یکتا باشد و در کدهای سیستم استفاده میشود.
۳
ویرایش، غیرفعال و حذف
روی دکمه «مداد» برای ویرایش، «مکث» برای غیرفعال و
«سطل زباله» برای حذف کلیک کنید.
فیلدهای سیستمی مانند fullname و national_code را حذف نکنید.
توجه: فیلد registration_status بهعنوان فیلد ثابت در نظر گرفته شده و در فرم نمایش داده نمیشود.
پیگیری و ویرایش دانشجو
کارشناس + ادمین
کارشناسان و ادمینها میتوانند دانشجویان را پیگیری کرده و اطلاعات آنها را ویرایش کنند.
هدف اصلی این بخش، مدیریت تماسها و بهروزرسانی وضعیت دانشجویان است.
۱
داشبورد کارشناس
آدرس
/portal/expert/dashboard.php را باز کنید.
در این صفحه، دانشجویانی که وضعیت تماس آنها
«تماس گرفته نشده»،
«در انتظار پاسخ» یا
«عدم پاسخ گویی» است، نمایش داده میشوند.
میتوانید بر اساس وضعیت تماس یا معرفکننده فیلتر کنید.
۲
ویرایش اطلاعات دانشجو
روی دکمه «پیگیری» یا «ویرایش» کلیک کنید.
تمام اطلاعات دانشجو شامل اطلاعات شخصی، تحصیلی و وضعیتها قابل تغییر است.
پس از ویرایش، روی «ذخیره تغییرات» کلیک کنید.
۳
تأیید خودکار (قانون طلایی)
اگر وضعیت پرداخت «پرداخت شده» و وضعیت مدارک «مدارک تکمیل شده» باشد،
وضعیت مدارک بهصورت خودکار به «تایید شده» تغییر میکند.
این قانون بهصورت خودکار در سیستم اجرا میشود و نیازی به اقدام دستی ندارد.
نکته: معرفکنندگان فقط میتوانند دانشجویانی را ویرایش کنند که خودشان معرفی کردهاند و هنوز تأیید نشدهاند.
گزارشات و جستجو
همه کاربران
در این بخش میتوانید لیست تمام دانشجویان را مشاهده، جستجو، فیلتر و خروجی بگیرید.
این ابزار برای تحلیل دادهها و پیگیری وضعیت دانشجویان بسیار مفید است.
۲
جستجو و فیلتر
با استفاده از فیلدهای بالای صفحه، میتوانید بر اساس
نام، کد ملی، رشته، مقطع، جنسیت، وضعیت تماس، وضعیت مدارک، وضعیت پرداخت و بازه زمانی جستجو کنید.
برای جستجوی دقیقتر، از چند فیلتر همزمان استفاده کنید.
۳
جستجوی زنده (Live Search)
با تایپ کردن در باکس جستجو، نتایج بهصورت آنی و بدون رفرش صفحه نمایش داده میشوند.
همچنین لیست کشویی با تکمیل خودکار (Autocomplete) به شما کمک میکند سریعتر پیدا کنید.
برای دیدن نتایج کامل، کافی است ۲ حرف تایپ کنید.
۴
خروجی گزارش
با کلیک روی دکمه «پرینت»، نسخه چاپی گزارش باز میشود.
با کلیک روی «خروجی اکسل»، گزارش به صورت فایل CSV دانلود میشود.
خروجی اکسل برای تحلیل دادهها در نرمافزارهای صفحهگسترده بسیار مفید است.
۵
نمایش دانشجویان انصرافی
با کلیک روی دکمه «کاربران انصرافی»، دانشجویانی که بایگانی شدهاند را مشاهده کنید.
در این حالت، امکان «بازیابی» آنها وجود دارد.
بازیابی، دانشجو را به وضعیت «فعال» بازمیگرداند.
نکته: گزارشات بر اساس نقش کاربر فیلتر میشوند. برای مثال، معرفکننده فقط دانشجویان خود را میبیند.
مدیریت کاربران
فقط ادمین
در این بخش، مدیر ارشد میتواند کاربران جدید ایجاد، اطلاعات آنها را ویرایش یا کاربران را حذف کند.
این بخش برای مدیریت دسترسیهای سامانه بسیار حیاتی است.
۲
افزودن کاربر جدید
نام کامل، نام کاربری، رمز عبور و نقش کاربر را وارد کنید.
سپس روی دکمه «افزودن» کلیک کنید.
نقشهای موجود: مدیر ارشد، مسئول ثبتنام، معرفکننده، گزارشگر.
۳
ویرایش کاربر
روی دکمه «مداد» کنار کاربر کلیک کنید.
میتوانید نام کامل، رمز عبور و نقش کاربر را تغییر دهید.
نمیتوانید سطح دسترسی خود را تغییر دهید.
۴
حذف کاربر
روی دکمه «سطل زباله» کلیک کنید.
توجه داشته باشید که کاربرانی که دانشجو ثبت کردهاند قابل حذف نیستند.
قبل از حذف کاربر، دانشجویان او را به کاربر دیگری منتقل کنید.
توجه: کاربر admin را نمیتوان حذف کرد. همیشه حداقل یک مدیر ارشد در سیستم وجود داشته باشد.
مدیریت لینکهای تبلیغاتی (UTM)
فقط ادمین
با استفاده از این بخش، میتوانید لینکهای اختصاصی برای هر کانال تبلیغاتی بسازید و عملکرد آنها را اندازهگیری کنید.
این ابزار برای تحلیل بازدهی تبلیغات بسیار مفید است.
۱
ساخت لینک جدید
از منوی اصلی روی
«مدیریت لینکها» کلیک کنید یا آدرس
/portal/admin/utm_links.php را باز کنید.
نام کانال،
utm_source،
utm_medium و
utm_campaign را وارد کنید.
مثال: نام: اینستاگرام، utm_source: instagram، utm_medium: social، utm_campaign: summer1404
۲
دریافت لینک
پس از ساخت، لینک تولید شده در جدول نمایش داده میشود.
آن را کپی کرده و در تبلیغات خود استفاده کنید.
۳
مشاهده آمار
در جدول، تعداد کلیک و ثبتنام برای هر لینک نمایش داده میشود.
با کلیک روی دکمه «دید» (👁️)، لیست دانشجویانی که از طریق آن لینک ثبتنام کردهاند را مشاهده کنید.
با این آمار میتوانید بهترین کانال تبلیغاتی را شناسایی کنید.
نکته: برای هر کمپین تبلیغاتی، یک لینک مجزا بسازید تا بتوانید عملکرد هر کدام را بهطور دقیق اندازهگیری کنید.
لاگ سیستم
فقط ادمین
در این بخش، تمام فعالیتهای کاربران ثبت میشود. این قابلیت برای پیگیری امنیتی و تحلیل رفتار کاربران بسیار مفید است.
۲
فیلتر لاگها
میتوانید بر اساس کاربر، نوع رویداد و تاریخ فیلتر کنید.
این کار به شما کمک میکند سریعتر به لاگ مورد نظر برسید.
نوع رویدادها شامل: ورود، خروج، ایجاد، ویرایش، حذف، بایگانی و بازیابی است.
۳
مشاهده جزئیات
هر لاگ شامل: تاریخ، کاربر، نوع رویداد، توضیحات و IP است.
این اطلاعات به شما کمک میکند فعالیتهای مشکوک را شناسایی کنید.
لاگها بهصورت خودکار ثبت میشوند و قابل حذف نیستند.
توجه: لاگها برای تحلیل امنیتی و رفتار کاربران بسیار مهم هستند. بهصورت دورهای آنها را بررسی کنید.
سوالات متداول
همه کاربران
?
چرا بعضی فیلدها را در فرم ثبتنام نمیبینم؟
دسترسی شما به فیلدها بر اساس نقش کاربری شما تعیین میشود.
برای مثال، فقط ادمین میتواند وضعیتها و بخش معرف را ببیند.
اگر نیاز به دسترسی بیشتر دارید، با مدیر ارشد تماس بگیرید.
?
چطور یک دانشجو را بایگانی (انصراف) کنم؟
به صفحه «گزارشات» بروید، دانشجو را پیدا کنید و روی دکمه
«حذف» (سطل زباله) کلیک کنید.
دانشجو به وضعیت «انصرافی» منتقل میشود.
?
چطور یک دانشجوی انصرافی را بازیابی کنم؟
در صفحه «گزارشات»، گزینه «کاربران انصرافی» را فعال کنید.
سپس روی دکمه «بازیابی» کلیک کنید تا دانشجو به وضعیت «فعال» بازگردد.
?
رمز عبور خود را فراموش کردم، چیکار کنم؟
با مدیر ارشد سیستم تماس بگیرید تا رمز عبور شما را تغییر دهد.
در حال حاضر امکان بازیابی رمز بهصورت خودکار وجود ندارد.
?
چطور یک فیلد جدید به فرم ثبتنام اضافه کنم؟
اگر مدیر ارشد هستید، به بخش «فیلدها» بروید و فیلد جدید اضافه کنید.
اگر دسترسی ندارید، از مدیر ارشد بخواهید این کار را انجام دهد.
?
آیا میتوانم گزارشات را به صورت فایل دریافت کنم؟
بله. در صفحه «گزارشات»، روی دکمه «پرینت» یا
«خروجی اکسل» کلیک کنید تا گزارش را بهصورت چاپی یا فایل CSV دریافت کنید.
?
چطور بفهمم کدام کانال تبلیغاتی بهتر عمل کرده است؟
به بخش «مدیریت لینکها» بروید و تعداد کلیک و
ثبتنام هر لینک را مقایسه کنید.
کانالی که بیشترین ثبتنام را دارد، بهترین عملکرد را داشته است.
نکته: در صورت بروز هرگونه مشکل یا سوال دیگر، با تیم پشتیبانی فنی تماس بگیرید.